Работа сотрудников на удаленке: от трудового договора до контроля

Работа сотрудников на удаленке: как проще всего оформить и проконтролировать.  

Популярность дистанционного метода работы была подтверждена результатами опроса ВШЭ, который был выполнен в первую половину 2020 года. Примерно 35% предпринимателей говорят о том, что перевод на удаленную работу сотрудников позволяет снизить затраты на аренду и на зарплату. А 43% предпринимателей поддерживают идеи перевода части сотрудников на дистанционный режим работы.

Чтобы организовать такую работу правильно с юридической точки зрения, нужно отталкиваться от норм действующего законодательства.

Особенности составления договора на дистанционную работу

Глобально, изменений в работе сотрудника  в офисе и на удаленке не так много. Кроме того, что он физически не присутствует в офисе, он пользуется всеми благами официальной работы. Речь идет про оплачиваемый отпуск, больничный, получение командировочных и сверхурочных выплат. Но ключевые условия удаленной работы должны прописываться в трудовом договоре отдельно.

Специфика формата работы

Чтобы трудовая инспекция во время проверки не заставила проводить специальную оценку рабочего места, нужно еще на этапе заключения договора указать, что речь идет о дистанционном формате.

Особенности труда и отдыха

Время работы сотрудников на удаленке является таким же, как и время обычных офисных сотрудников. Но сам рабочий режим может отличаться. Он может начинать работу немного позже, чем сотрудники в офисе, но и заканчивать позже. Все зависит от того, как договорятся между собой работодатель и сотрудник. Тут можно определить оптимальное время работы или же когда сотрудник на удаленке точно будет на связи.

Нюансы обмена рабочей документацией

Тут нужно заранее определиться, через какой сервис будут передаваться рабочие документы. В договоре обязательно прописывается конкретный мессенджер, например, WhatsApp или Telegram, электронная почта, специальный софт. Работа сотрудников по удаленке не будет налажена, если работодатель отправит документ незаявленным способом.

Выполнение отчетности

В документе указываются точные сроки, когда именно сотрудник должен отчитываться.

Компенсация за использование рабочих средств

Работодатель может предоставлять ноутбук для работы, оплачивать расходы за интернет, мобильную связь, транспорт, и об этом нужно писать.  Хотя сотрудник на удаленке нередко работает на своем компьютере, и тогда в договоре нужно прописать пункт о компенсации расходов за тот же интернет, за покупку подписок на определенные сервисы или за электричество.

Причина для увольнения

В договоре могут прописываться отдельные для удаленных работников условия для увольнения. Это может быть невыход на связь или отсутствие отчетности за определенный период. Добавлять можно все, что не противоречит законодательству. Но тут речь идет только об основаниях для увольнения по решению самого работодателя.

Что нужно для заключения договора?

Работа сотрудников на удаленке подразумевает оформление договора в обычном порядке. То есть, нужно иметь паспорт, СНИЛС, трудовую книжку, дополнительные документы в виде инструкции по охране труда, должностной инструкции и прочее. Сами документы можно отправить заказным письмом или же воспользоваться электронным документооборотом. После подписи документа через ЭДО, есть ровно три дня на отправку. Сканы не могут использоваться для подписания договора.

Нюансы контроля работы сотрудников на удаленке

Более простым способом контроля является таблица в Excel, где будут заноситься показатели работы. Это могут быть написанные статьи, полученные заявки, обработанные заказы, заключенные договора и прочее. Дальше есть CRM-системы, как та же система AmoCRM или CRM24. Программа запускается одновременно с началом работы за компьютером и следит за рабочим временем сотрудника.

Работа сотрудника на удаленке может контролироваться и онлайн-сервисом, например, Trello, ActiveCollab. Внутри такой системы можно держать связь не только с работодателем, но и с другими сотрудниками, меняться документами и так далее.

Вместо заключения

Работодателю, который хочет перевести часть сотрудников или всех своих сотрудников на удаленку, нужно помнить следующее:

  • Глобально, формат трудового договора с сотрудником на удаленке не отличается от того, что заключают обычные сотрудники. Но все же идет некоторая поправка на дистанционный режим.
  • В договоре обязательно прописываются отдельными пунктами главные аспекты работы сотрудника на дистанционной работе: время, когда он должен выходить на работу, формат и порядок обмена рабочей документаций, поводы для расторжения трудового договора со стороны работодателя.
  • Если речь идет о приеме на работу нового сотрудника на удаленке, который не может посетить офис, то для заключения договора нужно обменяться подписанными оригиналами документов по почте, используя заказные письма. Альтернатива – отправка документации при помощи электронного документооборота.
  • Очень важен своевременный контроль работы сотрудника на удаленке. Это могут быть как простые Excel таблицы, или CRM-системы.